Основой бухгалтерского и налогового учета, а следовательно и отчетности, являются первичные документы. Закон "О бухгалтерском учете" предусматривает, что первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Причем последние становятся все более популярны.
Компании активнее оптимизируют бизнес-процессы, внедряя системы электронного документооборота с контрагентами. Это, безусловно, облегчает и формирование отчетности, поскольку документы не надо заносить в учетную программу вручную. Вероятность технических ошибок и недочетов снижается.
Отметим, что соглашение между участниками должно устанавливать случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью (ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В частности, это правила, по которым определяется лицо, подписывающее электронный документ, по его простой электронной подписи, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Недостаток такой системы в том, что электронными счетами-фактурами можно обмениваться только через операторов ЭДО. Это предусмотрено статьей 169 Налогового кодекса: счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). При несоблюдении указанных требований к формату или порядку выставления счета-фактуры нужно дублировать на бумаге.
Более того, Минфин России в своих разъяснениях не раз указывал, что документ, подписанный простой или неквалифицированной подписью, не может подтверждать расходы компании (письма Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18206, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24). Ведь в Налоговом кодексе не определены случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Таким образом, только документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы. При условии, конечно, что законодательство не устанавливает требование о составлении такого документа на бумаге.
Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора. При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).
В данном случае есть вероятность, что контрагент пользуется услугами другого спецоператора. Тогда можно воспользоваться так называемым техническим роумингом. Правда, пока зачастую компаниям приходится нести определенные финансовые и временные затраты, поскольку реализация роуминга настраивается под клиентов. Тем не менее такая практика уже есть, и организации, которые перевели на ЭДО взаимодействие с одним контрагентом, внедряют такую систему и в отношении остальных.
В рамках ЭДО с контрагентами документы можно подписывать той же электронной подписью, что и отчетность, представляемую в госорганы. Причем одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). Иными словами, при подписании пакета электронных документов каждый из них считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Если бизнес-процессы компании требуют наличия нескольких электронных подписей, то их также можно оформить на ответственных сотрудников.
В то же время еще в 2011 году появилось письмо ФНС России (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@), в котором сказано следующее. Если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии статьи 252 Налогового кодекса.
По нашему мнению, все же следует руководствоваться позицией Минфина России и использовать квалифицированную электронную подпись для удостоверения документов, которые подтверждают расходы по налогу на прибыль.
В организации не нова. Но несмотря на то что многие крупные и средние предприятия охвачены ей, еще не все понимают сути процессов, происходящих в рамках ЭДО. В текущей статье мы попытаемся простым языком донести важную информацию об автоматизированном процессе работы с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичкой? Как сдавать отчетность с помощью интернета? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы читайте ниже.
Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Еще 10 лет назад бухгалтерия работала с бумагой, но настало время перейти на новый порядок.
На многих предприятиях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных и учетных систем. Но деятельность компании не ограничена внутренними процессами. Параллельно идет и внешнее взаимодействие с контрагентами.
Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы. Акты выполненных работ он вносит в учетную систему предприятия, распечатывает и высылает контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги. На стороне подрядчика акт сканируют и вносят в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и заносит в архив. Это типичный порядок действий, если отсутствует корпоративная информационная система. Удобен ли он?
Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются исключительно внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Однако за счет упрощения внешних процессов можно дополнительно сократить затраты — временные и финансовые. Так, на доставку бумажной корреспонденции тратятся дни и даже недели, а передача информации в цифровом виде выполняется за несколько минут.
Допустим, вы готовы перевести взаимодействие с контрагентами в цифровой вид. Можно выбрать любой из двух видов обмена.
Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:
Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.
За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.
Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.
Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:
Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.
Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.
Несколько слов об . Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что , который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.
Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.
Для создания и проверки ЭП в используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.
Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по , поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.
Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.
Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).
Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.
Давайте подведем итог. Прежде чем переходить на цифровой формат взаимодействия с контрагентами, бухгалтеру следует помнить три детали:
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще труднее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с электронными первичными документами и сдавать отчетность в новом виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в наших выпусках.
В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами и что нужно для начала обмена.
Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с документооборотом. Десятки лет оттачивались схемы работы с бумажными документами. Сегодня на смену им пришли электронные.
Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.
Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив документ, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?
Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние - нет. При этом именно последние ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.
Итак, вы решили передать контрагенту электронные документы. Каким образом будет выстраиваться взаимодействие, обе стороны решают самостоятельно. Выделяются два основных варианта:
● Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописываются порядок и условия проведения процедуры. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, в других случаях это необходимо. Очевидное преимущество данного варианта - не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все файлы разрешается отправлять напрямую контрагенту.
● Другой вариант - обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети операторов, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Представители ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного взаимодействия с любыми электронными документами, и, самое главное, для работы со счетами-фактурами.
Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую? Первое и самое важное - при обмене напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина России от 10.11.2015 года №174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» обмен электронными счетами-фактурами должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.
Обмен электронными документами через оператора ЭДО СФ - наиболее приемлемый вариант, поэтому рассмотрим его подробнее. Для того чтобы начать работу в соответствующем сервисе, вам нужно:
● подключиться к оператору;
● приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ) либо облачную электронную подпись (при ее покупке СКЗИ не нужно), за подробностями ее использования обращайтесь к вашему оператору;
● подключить контрагентов с помощью оператора или своими силами.
Большинство организационных вопросов специалисты ЭДО СФ берут на себя. Обеспечивать комфортную работу пользователям - их основная задача.
В первую очередь свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Чтобы подключиться к сервису, необходимо зарегистрироваться по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Непосредственно для начала работы клиенту требуется принять правила, подписать лицензионный договор (публичную оферту), выбрать тариф и оплатить счет.
Получить соответствующие документы можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто таковыми являются сами операторы ЭДО СФ. Другой вариант - они предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.
Согласно Федеральному закону №63 «Об электронной подписи» сертификат ЭП, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах. Также в соответствии с Приказом №174н от 10 ноября 2015 г. счет-фактура в электронной форме, переданный по телекоммуникационным каналам связи, «считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника».
Электронная подпись представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.
Согласно ФЗ №63 «Об электронной подписи» документ с простой или усиленной неквалифицированной ЭП признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручно.
Усиленная квалифицированная электронная подпись является аналогом собственноручной и печати на бумаге. Именно при ее наличии ФНС признает юридическую силу документа.
Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемые данные. Она необходима в сервисах обмена для создания и проверки ЭП. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью операторов. Также у некоторых из них присутствует возможность работы с облачной электронной подписью. Например, абоненты Synerdocs могут заказать ее и активно использовать для подписания документов в сервисе.
Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.
Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент, - вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент - к другому. Сегодня ряд ведущих операторов развивают и активно используют технологию роуминга . Также вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.
Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на такой метод - вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.
Второй вариант - работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких компаний. Вы сами можете подключиться к ряду операторов либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.
Подведем небольшой итог: что бухгалтеру нужно знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую значимость документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора, достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и, если необходимо, средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов. В-четвертых, для того чтобы начать обмен через него, достаточно зарегистрироваться в сервисе по сертификату электронной подписи, выбрать и оплатить подходящий тариф. Также вы можете зарегистрироваться по логину и паролю, данный вариант регистрации бесплатный, не требует наличия сертификата и позволяет оценить ключевые возможности веб-клиента Synerdocs. Но подписывать и отправлять документы возможно только в первом случае.
Во второй главе «Бухгалтеру об электронной подписи» вы узнаете, в каких случаях еще можно использовать ЭП. Также мы расскажем о том, как отличить три вида подписи друг от друга. Подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически значимым. И узнаем, что делать, чтобы сохранить его силу.
Организация не обязана подключаться к электронному документообороту, это ее право. Составление документов в электронном виде осуществляется по взаимному согласию сторон сделки.
Кроме того, даже при наличии указанного соглашения организация вправе составлять документы на бумажном носителе.
В соответствии с п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон №402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Закон №63-ФЗ) (Письмо Минфина России от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139).