Является ли подписанная материально ответственным лицом опись излишков, выявленных в ходе инвентаризации, или инвентаризационная опись, документом, подтверждающим факт принятия имущества в подотчет?

Рассмотрев мы пришли к следующему выводу:

Законодательство не устанавливает специальных правил передачи материально лицу выявленных при инвентаризации излишков имущества, поэтому работодатель в данном случае руководствуется общими правилами, применяемыми им при вверении ценностей работникам. Указанная в вопросе инвентаризационная опись, содержащая все необходимые подписи, может подтверждать факт принятия перечисленного в ней имущества на ответственное хранение.

Обоснование вывода:

Трудовым кодексом РФ порядок непосредственной приемки-передачи имущества и других ценностей материально ответственному лицу, с которым работодатель о полной материальной ответственности, не регламентирован.

В соответствии с частями 1 и 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Общий порядок проведения инвентаризации Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными приказом от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания).

В соответствии с п. 5.1 Указаний выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по рыночной стоимости и одновременно зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц (смотрите также пп. "а" п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н).

При этом специальных детальных правил передачи выявленных при инвентаризации излишков имущества материально ответственному лицу законодательство не устанавливает. В связи с этим полагаем, что она должна осуществляться в принятом работодателем порядке вверения ценностей.

В соответствии с частью 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В соответствии с п. 2.6 Указаний выявленное в результате инвентаризации имущество отражается в описях. Пункт 2.10 Указаний устанавливает, что инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. Поскольку иных документов, подтверждающих принятие материально ответственным лицом имущества (его излишков), Указания не содержат, считаем: инвентаризационная опись может использоваться в таких целях.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Волкова Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

!Вопрос по проведению инвентаризации ТМЦ.Кто должен подписывать сличительную ведомость при выявлении расхождений, если отсутствует МОЛ?В ходе проведения инвентаризации МОЛ уволился, и новый не назначен.Какими законодательными актами по РСБУ закреплено подписание МОЛ сличительной ведомости?

По общему правилу при проведении инвентаризации в обязательном порядке должно присутствовать материально-ответственное лицо, которое передает (при увольнении) или принимает под свою ответственность материальные ценности организации. По итогу инвентаризации материально-ответственное лицо ставит свою подпись в инвентаризационных документах, которая подтверждает, что с результатами инвентаризации он согласен. В Вашем случае, если материально-ответственное лицо уволено до момента окончания инвентаризации, то обязать его присутствовать при инвентаризации и подписывать документы по её завершении Вы не вправе. В такой ситуации в инвентаризационных документах расписываются только члены инвентаризационной комиссии.

Обоснование

Как провести инвентаризацию

Участие материально ответственных сотрудников

Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. В этом давно убеждены представители Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации предусмотрена также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. А материально ответственный сотрудник расписывается в том, что комиссия проверила имущество в его присутствии и передала его ему на ответственное хранение и что к членам комиссии нет никаких претензий.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 .

Излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

Сличительные ведомости можно разработать самостоятельно. Или же проще воспользоваться формами , которые утверждены пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Можно ли взыскать стоимость возмещения порчи товаров с уволенного сотрудника. С сотрудником был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризация проводилась после увольнения

Нет, нельзя.

В Трудового кодекса РФ сказано, что расторжение трудового договора не освобождает сотрудника от возмещения ущерба. Но чтобы доказать, что порча товаров возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать стоимость ущерба от порчи также нельзя.

"Самое главное в нашей жизни чаще всего происходит в наше отсутствие".

Салман Рушди

Время от времени приходится сталкиваться с ситуацией, когда нужно провести инвентаризацию в отсутствие материально ответственного лица (МОЛ). Лицо это могло, скажем, заболеть, уйти в отпуск или пропасть без вести. Как в этом случае соблюсти требование пункта 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (Указания) - "проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц" ? И чем, собственно, грозит его несоблюдение?

Ответ на второй вопрос попроще. Так, административная ответственность за нарушение правил инвентаризации не предусмотрена . Наиболее близкие составы - в ст.ст. 15.1, 15.11 КоАП РФ, но и они не подходят.

Другая возможная неприятность - недействительность инвентаризации (точнее, ее результатов). Указания называют только одно основание для признания результатов инвентаризации недействительными - отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации . Соответственно, все остальные нарушения нормативных требований при проведении инвентаризации будут в случае судебного спора (а именно с прицелом на него мы тут и ломаем голову) оцениваться судом в совокупности по общим правилам гражданского или арбитражного процесса. В зависимости от количества и существенности таких нарушений, а также от наличия иных доказательств причинения ущерба работником (вот! вот оно всё к чему было) этот ущерб может быть признан доказанным, а может и не быть.

При отсутствии нарушений результаты инвентаризации почти наверняка гарантируют доказательную базу. Поэтому возвращаемся к первому вопросу. Нельзя ли как-нибудь "проинвентаризироваться" без МОЛ? Сами Указания не содержат каких-либо оговорок, позволяющих проводить инвентаризацию в отсутствие МОЛ. Однако зацепка есть - это пункт 6.3 Указаний о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденных Приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169 . Указания эти не отменены, применяются в части, не противоречащей действующему законодательству. Примечанием (!) к указанному пункту Указаний определено, что если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, их передача производится комиссией в установленном порядке . Можно выдохнуть.

Рекомендации здесь могут быть такие: постараться уведомить всё же МОЛ о проведении инвентаризации, а в случае невозможности его присутствия - сделать соответствующую отметку с указанием причин отсутствия в акте о результатах инвентаризации. Если ожидается недостача и цена вопроса велика, то для подстраховки можно привлечь к участию в инвентаризации независимого аудитора.

Перед сдачей годового отчета мы обязаны провести инвентаризацию. Как провести инвентаризацию, если материально-ответственное лицо полгода находится на больничном листе, после закрытия больничного листа как не прошедшего медосмотр он был отстранен от работы.

Материально ответственный сотрудник обязан присутствовать при инвентаризации. Порядок инвентаризации в случае болезни МОЛа или его отстранении от работы законодательством не регламентирован. Провести инвентаризацию без материально ответственного можно, чтобы установить наличие имущества. Но по ее итогам нельзя привлечь сотрудника к ответственности и возместить недостачу. Так как ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации, об этом делают отметку на инвентаризационных описях. Например, укажите: Иванов И.И. отстранен от работы с такого то числа. Данную отметку заверьте подписью членов инвентаризационной комиссии.

С целью обеспечения сохранности ценностей Вы можете назначить материально ответственным лицом другого работника в процессе этой инвентаризации. ТМЦ новому ответственному лицу передает комиссия. Это следует из Указаний для торговых организаций (п. 6.3 Указаний, утв. Приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169). В них сказано, что если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, их передача производится комиссией в установленном порядке.

Обоснование

Охрана труда

Инвентаризация: как выявить и возместить причиненный ущерб?

Можно ли проводить инвентаризацию без материально ответственного лица?

Работник – материально ответственное лицо написал заявление об увольнении по собственному желанию. Спустя четыре дня после подачи заявления он взял больничный. Мы хотим провести инвентаризацию до его увольнения, но работник не выходит на работу из-за болезни. Можно ли провести проверку наличия имущества без сотрудника?

Провести инвентаризацию без материально ответственного можно, чтобы установить наличие имущества. Но по ее итогам нельзя привлечь сотрудника к ответственности и возместить недостачу.

Если ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации, об этом делают отметку на инвентаризационных описях. Но работодатель все равно нарушит установленный порядок проведения инвентаризации. Поэтому документы, составленные по ее итогам, не будут доказывать причиненный ущерб (апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 20 февраля 2014 г. по делу № 33-332/2014). Таким образом, привлечь работника к материальной ответственности по итогам такой проверки нельзя. В этом случае взыскать недостачу можно только через суд (абз. 3 ч. второй ст. 391 ТК РФ).

• Скачайте формы